I 7 punti per organizzare una festa perfetta

Finalmente si intravede la luce infondo al tunnel. La pandemia si stà combattendo tra vaccini provenienti da ogni parte del mondo e restrizioni che finalmente stanno dando i primi frutti.

La Lombardia attualmente è in zona gialla, i ristoranti e i bar possono restare aperti fino alle ore 18:00 e la speranza è che fra qualche mese potremo tornare ad organizzare quelle fantastiche feste con tutti i nostri amici, che tanto amiamo.

La festa di compleanno e soprattutto la festa di 18 anni è da sempre, in ogni cultura e continente è un’ottima occasione per unire le persone per celebrare un’evento tanto unico, quanto importante della propria vita.

Il tema della festa è il concetto principale intorno a cui ruota tutto e il soggetto principale con il quale ci si lascia ispirare. Può essere una passione del festeggiato o un suo tratto distintivo, un’epoca storica, un oggetto, un colore, un paese o una zona geografica ben precisa, un animale o un alimento particolare.

Il tema da personalità alla festa rendendola memorabile, concreta e indimenticabile per tutti gli invitati. Senza dimenticarsi che scegliendo un tema di riferimento è più semplice scegliere tutto il resto (decorazioni, food, dress code).

MUSICA E INTRATTENIMENTO

E’ indubbiamente il primo punto sul quale focalizzarsi, in quanto sono l’anima della festa, la parte più viva e intensa, quella che verrà ricordata e che fa davvero la differenza.

Ovviamente l’intrattenimento e la musica migliore è quella che si abbina perfettamente al tema della festa, alla personalità del festeggiato e che meglio si allineano in tutto il quadro.

LA LOCATION

La location è il contenitore di tutta la festa ed è determinante per la sua riuscita.

Per scegliere la location perfetta occorre tenere presente alcuni elementi:

– il numero di invitati
– la tipologia di invitati
– la stagione
– il tema scelto per la festa
– il budget a disposizione
– il tipo di intrattenimento che si vuole proporre

Se si opta per uno dei tanti locali della movida milanese, sarà solo necessario concordare il tipo di budget e di servizi che si vogliono offrire ai propri ospiti, all’organizzare tutto quanto ci penserà il locale.

In alternativa, se si preferisce affittare uno spazio eventi, è importante seguire determinate regole:

– uno spazio adeguato (2 mq circa per ogni invitato)
– delle prese elettriche per l’impianto audio e per le luci
– tavoli per il buffet
– sedie o poltroncine o divani (in numero adeguato)
– accesso ai servizi igienici
– punto fumatori
– un palco (non fondamentale)

Qualsiasi sia la soluzione scelta, è fondamentale che vicino alla location scelta ci sia un parcheggio o che sia facilmente raggiungibile con i mezzi.

ALLESTIRE E DECORARE LA LOCATION

L’allestimento della location è indubbiamente un punto importantissimo: è la prima impressione, l’immagine che da subito e caratterizza l’intera festa e mette in chiaro la sua forza comunicativa.

E’ il tema della festa a guidare la scelta dei colori e degli elementi con cui allestire e decorare la location.

Bisogna tener presente:

– il luogo scelto: luoghi ampi hanno bisogno di più decorazioni per non sembrare spogli
– l’ora della festa: il buio semplifica il tema dell’allestimento che si può risolvere con giochi di luce, candele e led
– l’età degli invitati: più sono adulti, più sarà difficile impressionarli
– l’effetto desiderato: da tener presente che esagerare per una festa è sempre la soluzione migliore

L’allestimento si può realizzare con diversi materiali, volendo anche da accostare tra di loro:

– palloncini e festoni
– luci ed effetti luminosi
– oggetti, scenografie e banner

FOOD & BEVERAGE

Offrire qualcosa da mangiare e da bere è un punto fermo di ogni festa che si rispetti.

E’ una forma di accoglienza e di rispetto nei confronti degli ospiti, li aiuta ad avvicinarsi gli uni agli altri ed è un collante perfetto per le diverse attività pianificate.

Se si opta per festeggiare in uno dei locali della movida milanese, basterà accordarsi con i gestori che si occuperanno a far trovare tutto pronto, nell’orario stabilito, il giorno della festa.

In alternativa, se si opta per il “fai da te”, l’importante è non fare scelte troppo azzardate o troppo particolari.

Un buon mix di elementi diversi è la chiave per una proposta azzeccata e apprezzata: alimenti graditi a tutti ma anche qualche proposta VEG o light, e ovviamente la torta finale.

Per il beverage è importante considerare la presenza di bevande alcoliche, quindi vini, bollicine e cocktail, ma anche qualche proposta analcolica. Fondamentale il brindisi con spumante o champagne, a seconda del budget.

PRIMA DELLA FESTA

L’invito alla festa è sicuramente il primo passo da fare.

Un invito è perfetto quando comunica agli ospiti che ci sarà una festa e dà alcune informazioni utili per esserci, anticipando qualche volta anche il tema dell’evento. Nell’invito alla festa non dovrà mai mancare:

– CHI festeggia
– COSA festeggia
– DOVE si svolgerà la festa
– QUANDO si terrà la festa (giorno e ora esatta)
– COME sarà la festa (se ha un tema preciso a cui attenersi)

DURANTE LA FESTA

Una festa una volta iniziata va guidata.

Gli ospiti vanno spostati nei diversi ambienti, al catering, alle aree in cui sono previsti gli intrattenimenti o radunati per alcune occasioni come il taglio della torta.

E’ molto importante il tono della comunicazione: VIETATO ASSOLUTAMENTE interrompere gli invitati mentre mangiano, bevono o chiacchierano o imporre loro di spostarsi o raggiungere gli altri.

DOPO LA FESTA

Finita la festa è il momento di ringraziare gli invitati e lasciare loro un ultimo ricordo che allunghi ancora per un po’ le sensazioni e le emozioni della festa come ad esempio le foto scattate o dei video della festa.

Un’idea sempre perfetta è quella di un fotografo professionista per aumentare la qualità e lo stile di questi ricordi. 

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